Trong quá trình thực hiện hoạt động kinh doanh, buôn bán của các công ty, luôn luôn có rất nhiều loại hồ sơ phát sinh và cần công tác lưu trữ văn thư. Từ các hồ sơ thường ngày như giấy tờ lưu kho, giấy tờ vận chuyển, bạn hàng, phiếu thu, chi cho đến các loại hồ sơ cần bảo mật cao như hợp đồng, hồ sơ pháp lý. Vậy hồ sơ pháp lý là gì?
hồ sơ pháp lý
1. Hồ sơ pháp lý là loại hồ sơ gì?
Đây chính là các dạng hồ sơ có giá trị cao về mặt pháp luật. Tất cả các công ty kinh doanh hay các doanh nghiệp đều cần có các loại hồ sơ này. Hồ sơ pháp lý là loại hồ sơ cần độ bảo mật cực kỳ cao trong quá trình lưu trữ và rất quan trọng của mỗi công ty hay doanh nghiệp. Để có cái nhìn tổng quan và chính xác hơn về hồ sơ pháp lý thì ngay bây giờ chúng ta hãy cùng tìm hiểu chi tiết về dạng hồ sơ quan trọng này từ đó đưa ra được các phương án thực hiện công tác lưu trữ hồ sơ dữ liệu sao cho phù hợp nhất.
Không chỉ các doanh nghiệp, công ty mà mỗi cá nhân chúng ta đều đang có những loại giấy tờ pháp lý mang những đặc điểm không thể thay thế này. Giấy tờ pháp lý này có thể kể đến như chứng minh thư nhân dân, căn cước công dân, hộ chiếu và các loại giấy tờ chứng thực khác. Đó chính là một dạng của loại hồ sơ này mang tên hồ sơ pháp lý cá nhân.
Tham khảo Hồ sơ pháp lý công ty cổ phần gồm những gì? [Mới nhất 2022]
2. Những đặc điểm của hồ sơ pháp lý
Hồ sơ pháp lý đòi hỏi nghiêm khắc về mức độ hoàn thiện các yêu cầu mà hồ sơ pháp lý đặt ra. Bỏi hồ sơ pháp lý có giá trị cao về mặt pháp luật, đảm bảo quyền và lợi ích. Các dạng hồ sơ pháp lý thường gặp có thể kể đến như hợp đồng lao động, giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh, giấy phép kinh doanh, giấy chứng nhận mặt hàng sản phẩm, dịch vụ, các loại giấy tờ được thông qua bởi nhà nước và các bộ ban hành kiểm duyệt liên quan trong quá trình vận hành kinh doanh. Giấy tờ liên quan đến đất cát và bất động sản như sổ đỏ, giấy chứng nhận quyền sử dụng đất đai và rất nhiều các loại giấy tờ quan trọng không thể thay thế khác.
Tham khảo Hồ sơ pháp lý của nhà thầu thi công xây dựng gồm những gì?
Tính chứng thực và nghiêm cấm sao in
Đặc điểm, tính chất quan trọng đầu tiên mà chúng ta có thể kể đến của hồ sơ pháp lý đó là hồ sơ cần được chứng thực, nghiêm cấm hành vi sao in bất hợp pháp. Các loại hồ sơ pháp lý đều cần được chứng thực, trên đó phải có đầy đủ chữ ký, mộc đóng dấu đỏ của những người hoặc các cấp có thẩm quyền. Chúng là những bản duy nhất không được sao lưu và chia sẻ khi sử dụng và chỉ hiệu lực với duy nhất bản gốc này. Chính vì lý do này, chúng ta thấy được việc lưu trữ cất giữ cho các loại hợp đồng, giấy tờ và hồ sơ pháp lý này rất quan trọng. Việc này phải được đảm bảo, có tính an toàn và bảo mật cao bởi nếu xảy ra mất mát chúng ta sẽ phải làm lại với rất nhiều thủ tục phiền phức, gây khó khăn và mất thời gian.
Tham khảo Thủ Tục Pháp Lý Đăng Ký Kinh Doanh Cửa Hàng Nhượng Quyền
Tính hợp pháp và bảo mật cao
Xem thêm : Hoa sáp là gì? Hoa sáp thơm có đặc điểm gì?
Đặc điểm thứ hai của những hồ sơ pháp lý cần có đó là giá trị pháp lý nghiêm ngặt và mang tính chất hợp pháp. Bất cứ một hành vi nào liên quan đến giả mạo giấy tờ, chữ ký hay con dấu trên hồ sơ sẽ đều là hành vi vi phạm pháp luật và sẽ bị xử lý thích đáng theo pháp luật Nhà nước. Kể cả những việc như truy xuất, sử dụng các loại hồ sơ, giấy tờ này cũng cần có sự cho phép của người hoặc các cấp có thẩm quyền. Chính bởi đặc điểm này mà các loại hồ sơ pháp lý được xếp vào các loại hồ sơ mật cần được bảo quản một cách an toàn và nghiêm ngặt. Bất cứ mọi nhu cầu sử dụng cũng đều cần có công văn cho phép của người có trách nhiệm và quyền hành đối với các loại hồ sơ này.
3. Những yêu cầu cần có khi lưu hồ sơ pháp lý
Công tác lưu trữ và bảo quản của loại hồ sơ này không hề dễ dàng. Ngoài việc giữ cho chúng luôn trong tình trạng hoàn hảo để phục vụ cho nhu cầu sử dụng sau này. Khi lưu hồ sơ pháp lý chúng ta cũng cần đảm bảo các tính sau sau:
Tính bảo mật cao khi lưu trữ
Tính bảo mật là yêu cầu quan trọng nhất của các loại hồ sơ này. Có nhiều loại hồ sơ có tính chất bảo mật cao như hồ sơ đấu thầu, Hồ sơ liên quan đến kinh doanh pháp lý đều cần phải có niêm phong chặt chẽ và có các công văn chuẩn mới có thể tiến hành mở chúng ta.
Từ đó tính an toàn khi thực hiện lưu trữ các loại hồ sơ pháp lý này luôn được đặt lên mức nhiệm vụ cao nhất. Không gian lưu trữ cần kín đáo, an toàn, có các biện pháp phòng tránh đột nhập và truy xuất bất hợp pháp hữu hiệu.
Quản lý chặt chẽ, hạn chế mất mát
Tính quản lý chặt chẽ cũng đã được nêu ra trong phần bảo mật. Để thực hiện tính chất này, chúng ta cần có các loại tủ kệ chứa hồ sơ có khóa an toàn, phòng chưa hồ sơ phải có camera giám sát và bảo vệ nghiêm ngặt tránh mọi tình huống đột nhập từ bên ngoài ảnh hưởng đến tính chất bảo mật của loại hồ sơ trên.
4. Câu hỏi thường gặp
Hồ sơ pháp lý cá nhân gồm những gì theo luật?
Căn cứ Khoản 16 Điều 4 Luật Doanh nghiệp 2020 (có hiệu lực 01/01/2021) quy định giấy tờ pháp lý của cá nhân là một trong các loại giấy tờ sau đây:
– Thẻ Căn cước công dân;
– Giấy chứng minh nhân dân;
– Hộ chiếu;
Xem thêm : Phân biệt least và fewest
– Giấy tờ chứng thực cá nhân hợp pháp khác.
Hồ sơ pháp lý dự án bao gồm những gì?
Theo quy định của pháp luật hiện hành. Danh mục hồ sơ pháp lý của dự án chung cư hay bất kỳ loại bất động sản nào cũng bao gồm các loại giấy tờ sau đây:
Giấy phép kinh doanh
Sổ đỏ của quỹ đất
Bản quy hoạch bất động sản chi tiết 1/500
Giấy phép xây dựng
Giấy tờ bảo lãnh của ngân hàng
Giấy tờ pháp lý của cá nhân trong hồ sơ đăng ký doanh nghiệp ra sao?
Đối với công dân Việt Nam: Thẻ căn cước công dân hoặc Chứng minh nhân dân hoặc Hộ chiếu Việt Nam còn hiệu lực.
Đối với người nước ngoài: Hộ chiếu nước ngoài hoặc giấy tờ có giá trị thay thế hộ chiếu nước ngoài còn hiệu lực.
Trên đây là toàn bộ nội dung giải thích về hồ sơ pháp lý mà chúng tôi cung cấp cho bạn đọc. Bài viết đã cung cấp thông tin về khái niệm, đặc điểm và yêu cầu của hồ sơ pháp lý. Qua đó hy vọng bạn đọc có cái nhìn tổng quan cũng như đã nắm được các kiến thức về loại hồ sơ này.
Nguồn: https://thcshongthaiad.edu.vn
Danh mục: Tra Cứu
